TimeTracking mit RPA:

Meine Zeiten erfasst jetzt eine robobee

Jeder Kanzleimitarbeiter kennt die Leistungs-Erfassung und Abrechnung – kurz „LEA“. Vom Praktikanten bis zum Partner, ob Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt – alle erfassen hierüber ihre Zeiten. Mit Robotic Process Automation (RPA) lässt sich jedoch ein großer Teil der Eigenverwaltung vermeiden. Anstatt des Menschen übernimmt einfach eine „robobee“ als Software-Roboter (Bot) die Zeiterfassung. Und nicht nur hier können mit der Technologie Arbeitsabläufe verbessert werden.

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Zeitfressern auf der Spur

Aus nur 5 Minuten am Tag werden 100 Minuten im Monat. Das bedeutet für die Kanzlei wiederkehrende Opportunitätskosten von durchschnittlich 185 € je Monat und Mitarbeiter allein für die Zeiterfassung. Und dies ist nur ein Beispiel. In vielen Kanzleien ist bereits ein weitaus größerer Berg eigenverwaltender Tätigkeiten entstanden, der jetzt Stück für Stück mit neuer Technologie abzutragen ist.

Kann die Zeiterfassung nicht auch ein Software- Roboter übernehmen? Ja, das kann er, wie dieser Beitrag zeigt. Zur Illustration wird die robobee TimeTracking-Lösung als RPA-Anwendungsfall vorgestellt, mit der sich Zeit bei der Zeiterfassung gewinnen lässt. Das Tool ist aus der eigenen Tätigkeit als Wirtschaftsprüfer und den alltäglichen Erfahrungen aus einer größeren WP/StB-Kanzlei heraus entstanden. Der digitale Assistent soll uns so von einem der kleinen Zeitfresser befreien, die uns jeden Tag in Kanzleien begegnen.

RPA-Tools für den Praxisalltag

Robotic Process Automation (RPA) ist ein in vielen Fachzeitschriften und Sozialen Medien

beliebtes Thema. Dennoch wurde in Gesprächen mit robobee-Pilotkanzleien deutlich, dass sich viele noch nicht vorstellen können, welche Möglichkeiten die Technologie insgesamt bietet, um Lösungen für den Praxisalltag zu entwickeln.

Kanzleien und Steuerabteilungen benötigen heute mehr denn je wirkungsvolle Werkzeuge, nicht nur, um die Eigenverwaltung zu reduzieren, sondern auch, um die eigentliche Leistungserbringung effizient ausführen zu können. Zeitgewinne müssen deutlich wahrgenommen werden. Genau hier setzt die Idee der „robobees“ ein. robobees sind komplexere und zugleich stan- dardisierte RPA-Tools für die Steuer- und WP- Praxis. Mittels dieser Software-Roboter (kurz: Bots) lassen sich viele kleine Zeitfenster freisetzen, damit sich hochqualifizierte Mitarbeiter um wichtigere Dinge kümmern können als um die Eigenverwaltung.

LEA

Leistungserfassung maßgeblich beeinflussen. Die einen notieren sich ihre Zeiten kontinuierlich und halten diese gewissenhaft und zeitnah fest, andere rekonstruieren anhand ihres Kalenders, ausgehenden Mails und Telefonverläufen ihre Tagesaktivitäten. Der Aufwand dient bei allen dem Zweck, Zeitinformationen über die erbrachten Leistungen als Daten zu erheben. Erläuterungstext, Auftrag und Mandant sind beschreibende Informationen – die Metadaten.

Da zwischen der Leistungserbringung und Übernahme in das Programm eine gewisse Zeit vergeht, ist die Erfassung von Informationen (Datenerhebung) wichtig, da sich diese sonst mit fortschreitendem Zeitverlauf schnell verflüchtigen. Wir vergessen schlichtweg Dinge, je länger diese her sind. Daher ist es äußerst nützlich und komfortabel, dass ein Bot mit dem Öffnen einer Anwendung die Stoppuhr nicht nur starten, sondern sie auch wieder anhalten kann, wenn das Programm geschlossen wird. Zudem lässt sich mit einer technischen Lösung ein Standard in der Kanzlei realisieren, der bislang trotz Orga-Anweisung an den verschiedenen Zeiterfassungstypen scheiterte.

Die erhobenen Daten sind anschließend im Zeiterfassungs-Programm zu übernehmen. Die Zuordnung erfolgt unter Angabe des Auftrags oder einer Kombination aus Mandanten-Nr. und Auftragsart. Auch bei Einsatz von Apps oder Excel erfolgt der Übertrag in das Programm überwiegend manuell durch den Mitarbeiter. Dies birgt neben der Datenerhebung eine weitere Fehlerquelle.

Er verbindet Technologie und Fachexpertise im Bereich Prüfung und Steuern.

Seit 2018 nutzen WP-Kanzleien seine Datenanalyse-Lösung „auditbee“, die er mit seinen Erfahrungen als Wirtschaftsprüfer und Datenanalyst selbst auf Basis von Qlik Sense ent- wickelt hat.

Seit 2021 setzen einige Pilotkanzleien nun auch die von ihm entwickelten „robobees“ als standardisierte RPA-Lösungen ein.

René Respondek.

Wirtschaftsprüfer
Entwickler und Gründer von auditbee und robobee

Manuelle Zeiterfassung belastet

Bei der manuellen Datenerhebung und Über- tragung bestehen große Freiheiten, weil alle Zeitinformationen und auch die Metadaten selbst vom Erfasser bestimmt werden können. Der Mitarbeiter ist anders als ein Bot dazu fähig, fehlende (Zeit-)Informationen nachträg- lich durch Schätzung zu ergänzen, Leistungen kontextbezogen zum richtigen Auftrag zuzu- ordnen und Zeiten zu pauschalisieren, d.h. aus sehr vielen Einzeltätigkeiten den Hauptzweck abzuleiten, um ggf. nur eine Leistungsposition erfassen zu müssen.

Doch gerade diese Freiheiten bergen auch Risi- ken. Es können diverse Fehler bei der Leistungs- erfassung auftreten, die auch nicht durch Ein- gabekontrollen unterbunden werden. Das Risiko fehlerhafter Positionen durch

ungenau geschätzte Zeitangaben,
falsche Auftragszuordnung,
erklärungsbedürftige Beschreibung

ist in hohem Maße davon abhängig, wie genau und gewissenhaft Mitarbeiter ihre Zeiten erhe- ben und zuordnen. Davon hängt letztlich auch die Qualität der Daten ab.

Für die Mitarbeiter stellt die manuelle Zeiterfas- sung jedoch oftmals eine zusätzliche Belastung dar, weil die kontinuierliche Zeitermittlung an manchen Tagen schwierig ist. Die RPA-Lösung kann hier dazu beitragen, dass die Zeiterfassung zu deutlich geringerem Stress führt.

Weil es sich bei der LEA um einen für die Kanzlei relevanten Prozess handelt, der unmittelbare Auswirkungen auf den Umsatz und eine wichtige Nachweisfunktion hat, sollte regelmäßig eine LEA-Kontrolle durchgeführt werden, um Fehler aufzudecken und zu korrigieren. Die periodi- sche LEA-Kontrolle umfasst entsprechend Plausibilitätskontrollen wie dem Vergleich der Soll-Ist-Zeiten sowie einer Überprüfung der Beschreibungstexte. Dabei können LEA-Kon- trollen zwar relevante Fehler aufdecken, führen aber nicht zu einer einheitlichen Qualität. Auch qualitätssichernde Anweisungen im Orga-Hand- buch wirken nur begrenzt auf das Verhalten der Mitarbeiter ein.

RPA ist (k)eine Software

Was genau ist jetzt eigentlich Robotic Process Automation? Es ist eine Technologie, mit der sich nicht nur menschliches Verhalten imitieren lässt (Mausklicks, Tastatureingaben). Auch Techniken wie Screen Scrapping (das Erkennen und Auslesen von Texten), die Verwendung von Attributen (das sind die Eigenschaften einzelner Objekte), die Verarbeitung in internen Datenta- bellen und viele weitere gehören zu RPA.

Dabei wird die Technologie bereits seit einigen Jahren mit diversen Programmiersprachen (u.a. Python) umgesetzt. Relativ neu sind jedoch sog. „Low-Code RPA“-Lösungen. Low-Code bezeichnet Entwicklungssoftware, die nur überschaubare Kenntnisse von Programmier- sprachen erfordert. Stattdessen werden einzelne Aktivitäten wie Legosteine zusammengesetzt. So entsteht nach und nach ein Workflow, der als Software-Roboter oder kurz „Bot“ bezeichnet wird.

Die TimeTracking-Lösung von robobee basiert auf der RPA-Software von UiPath.1 Diese besteht grundsätzlich aus zwei Komponenten, dem lokal zu installierenden Assistenten und dem Orchestrator, einer Cloud-Anwendung innerhalb der UiPath Cloud-Plattform. Über den

Orchestrator werden die verschiedenen Bots, Anwender und Arbeitslisten verwaltet. robobee2 selbst bietet Kanzleien im Bereich Wirtschafts- prüfung und Steuerberatung mit den „robobees“ standardisierte RPA-Lösungen.

robobees sind Bots, die als Tools oder digitale Assistenten Mitarbeiter in Kanzleien oder auch Steuerabteilungen bei Arbeiten in sämtlichen Programmen unterstützen. Mit RPA lassen sich aber nicht nur Verwaltungskosten reduzieren. Mit bestehendem Personal können zusätzliche Umsätze erwirtschaftet werden, weil Mit- arbeiter mehr Zeit für die eigentliche Leistungs- erbringung und Kundenbindung haben. Zeit wird vor allem dadurch gewonnen, dass bei der RPA-Implementierung notwendigerweise bestehende Prozesse Bot-freundlich neu- gestaltet werden. Es entstehen standardisierte Abläufe und Vernetzungen, die die jeweilige Aufgabe lösen und nachfolgende vorbereiten können. RPA ist wiederum das geeignete Mittel, um die Arbeiten auch effizient durch Automati- sierung zu bewältigen.

Bots arbeiten hauptsächlich mit Elementen der Benutzerschnittstelle (User Interface). Diese werden entweder an der Oberfläche sichtbar oder im Hintergrund verwendet. Um die Stabilität des Workflows zu gewährleisten, muss der Bot auch darauf reagieren können, wenn sich ungeplante Inhalte in den Vordergrund drängen wie etwa Updatemeldungen. Dazu werden u.a. dynamische Selektoren verwendet. Zudem erhöhen Validie- rungen und Checkpunkte die Stabilität.

Der Robot bedient die Stoppuhr

Wie jede Zeiterfassung dient auch das Time- Tracking mit RPA dazu, Daten zu erheben. Die robobee arbeitet ausschließlich unsicht- bar im Hintergrund. Sie reagiert, wenn bestimmte Programme gestartet und beendet werden. Dabei ermittelt sie sowohl die Zeit- informationen als auch die Metadaten direkt aus den jeweiligen Anwendungen. Durch die systemseitige Erhebung werden von vorn- herein bestimmte Fehlerquellen, welche der manuellen Erfassung immanent sind, vermie- den. Auch Telefonate, die z.B. über ProCall als Anwendung geführt werden, können von der robobee erfasst werden.

Für das TimeTracking muss die RPA-Software von UiPath unter dem jeweiligen Windows-User installiert werden. Dazu muss der User über eine eigene Lizenz verfügen, um seinen Arbeitsplatz mit dem Orchestrator verbinden zu können.

Die robobee als Bot ermittelt abrechnungsrelevante Informationen, z.B. werden beim Verfassen einer Mailausder Empfänger-Adressedie Domain, aus dem Betreff der Erläuterungstext und anhand von Schlüsselbegriffen die Auftragsart abgeleitet. Fehlende Informationen fragt der Bot unmittelbar über Eingabefelder ab. Die gewonnenen Informationen werden zentral in einer Arbeitsliste in der RPA-Cloud gesammelt, um sie später weiter zu verwenden. So entsteht ein Aktivitätenverzeichnis, das ohne menschlichen Eingriff automatisiert – etwa in DATEV – vorerfasst wird.

Anders als der Mensch folgt der Bot immer nur seinem vorbestimmten Ablauf (Workflow). Daher kann er auch Zeiten nicht nachträglich ergänzen, z.B. bei Systemabbrüchen. Er kann auch nicht Leistungspositionen übergeordnet zusammen- fassen, etwa bei Abschlussprüfungen. Allerdings ist eine Verdichtung auch nicht notwendig, da der größere Umfang an Leistungspositionen automatisiert erfasst wird, hierdurch eine höhere Transparenz entsteht und der größere Umfang an Daten durch die Kanzlei weitergehend für das Controlling genutzt werden kann.

Zusammengefasst besteht der große Vorteil der robobee TimeTracking-Lösung darin, dass die Datenerhebung, systemseitig automatisiert, bereits im Zeitpunkt der Entstehung einer Leistung erfolgt. Der Mitarbeiter muss zwar durch wenige Angaben dem Bot bei der genauen Auftragszuordnung „helfen“, dafür ist die Erfassung für ihn jedoch bereits erledigt. Zeitgesteuert, z.B. am Tagesende, verarbeitet ein weiterer Bot die Arbeitsliste und trägt die einzelnen Angaben in das Zeiterfassungsprogramm ein. Durch die automatisierte Datenübernahme werden zudem Schreibfehler vermieden.

TimeTracking – der Workflow

Das TimeTracking umfasst mehrere Workflows, die parallel ausgeführt werden. Jeder Workflow steht wiederum für ein Programm, mit dem die relevanten Informationen anwendungsspezifisch gewonnen werden. Die robobee überwacht, wie in Abbildung 1 (auf S. 20) dargestellt, die parallel ange- ordneten Workflows. Auf diese Weise können auch mehrere Programmaktivitäten gleichzeitig erfasst werden. Zudem wird das TimeTracking in einer Dauerschleife ausgeführt, d.h. die robobee beginnt immer wieder von neuem mit der Überwachung.

Sobald ein Programm geöffnet wird, startet der jeweilige Workflow. Wie in Abbildung 2 und 3 (vgl. S. 20) dargestellt, erhält der Anwender eine Pop-up-Meldung als Zeichen, dass die Zeiterfas- sung beginnt. Weil die robobee ansonsten nur im Hintergrund arbeitet, erkennt der Anwender hieran, dass sie noch läuft. Allerdings erscheint die Meldung immer nur bei der ersten Programmöffnung. Eine zweite Mail oder Excel-Datei kann die robobee aktuell nicht erfassen, da der Workflow bislang auf eine Ausführung je Programm beschränkt ist.

Abb1

Abb2

Abb3

Dabei umfasst jeder Workflow folgende Aktivitäten:

Trigger: Das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wird
Start Tracking: Erfassung der Startzeit und des Datums
Task-Informationen: Anwendungsspezifisches Auslesen von Betreff- oder Kopfinformationen. Diese sollten möglichst prägnant den Leistungsinhalt zusammenfassen, weil sie u.a. als Erläuterungstext verwendet werden. Grund- sätzlich nicht verarbeitet werden die Inhalte einer Mail im Textbereich oder in Excel-Zellen. Ebenso werden bei Webbrowsern grund- sätzlich keine Informationen über besuchte Webseiten erfasst. Nur bei webbasierten An- wendungen wie auditbee zur Datenanalyse oder Office 365 werden ebenfalls Kopfinforma- tionen erhoben.
Title-Informationen: Das Title-Attribut in den Kopfinformationen wird dazu verwendet, dass der Bot z.B. zwischen parallel geöffneten Excel-Dateien unterscheiden kann. Die Erfassung erfolgt jedoch nur für die zuerst geöffnete Excel-Datei.
Stopp Tracking: Mit der Beendigung z.B. durch Versand der Mail oder Schließen von Excel wird die Stoppzeit erfasst. Bei fehlenden Informationen wird der User um Eingaben gebeten. Andernfalls kann die Leistungseinheit später nicht im Zeiterfassungsprogramm – etwa in DATEV – zugeordnet werden. Sollte eine Leistungseinheit einen frei definierten Schwellenwert, z.B. 5 Minuten, unterschreiten, dann wird die Leistung nicht dem Aktivitätsverzeichnis hinzugefügt.

In Abbildung 4 sind die von der robobee erfassten Informationen beispielhaft für eine Mail im Ausgabefenster dargestellt.

Hinweis für die Praxis:

In der Regel werden mehrere Programme parallel geöffnet. Zur Vermeidung
von doppelten und dreifachen Erfassungen im gleichen Zeitraum wird die Zeiterfassung daher für eine bestimmte Anwendung angehalten, sobald sich diese im Hintergrund befindet.

Training der robobee

Damit das TimeTracking für den Mitarbeiter spürbar als Entlastung wahrgenommen wird, ist es notwendig, die Eingaben auf das Mindeste zu reduzieren. Der Bot kann jedoch nur solche Daten selbstständig erheben, die sich aus der Anwen- dung selbst ergeben. Deswegen besteht seine zweite wichtige Eigenschaft darin, dass er auch auf bekannte Daten zurückgreifen kann.

Dazu werden in einer lokal gespeicherten Trai- ningsdatei zu einem Auftrag die Mandanten-Nr., eine Bezeichnung, Mail-Adressen, Telefonnum- mer sowie ein Schlüsselbegriff erfasst. So sind die notwendigen Eingaben etwa bei Versand einer Mail an den gleichen Mandanten nur einmal vorzunehmen. Danach greift der Bot auf die gespeicherten Informationen zurück. Abbildung 5 zeigt exemplarisch die Eingabemeldungen der robobee.

Weiterverarbeitung in DATEV

Sobald die Daten erhoben sind, müssen diese schließlich in das jeweilige Zeiterfassungs- programm gelangen. Dazu können die tagsüber erhobenen Daten entweder individuell oder zeit- gesteuert übertragen werden.

Im Falle des Einsatzes von DATEV werden vor der eigentlichen Leistungserfassung noch solche Zeitinformationen identifiziert, die sich nicht zwangsläufig aus einer Anwendung ergeben. Bei- spielsweise werden durch einen Bot die im Kalender eingetragenen Termine ausgelesen – gleich ob in Präsenz, per Zoom oder Teams. Ein weiterer Bot extrahiert die Soll-Zeiten des aktuellen Monats und erkennt vorkontierte Urlaubs- und Krankentage. Sowohl Kalendereinträge als auch Urlaubszeiten werden der Arbeitsliste hinzugefügt. Dieses Ineinandergreifen mehrerer Bots zeigt die virtuelle Teamarbeit und Stärke der robobees gerade in der modularen Zusammenarbeit.

Nachdem alle Aktivitäten erfasst sind, beginnt die Übernahme der Zeiterfassung. Dazu werden in DATEV der Reihe nach die Felder befüllt. Die Zeiten werden jedoch nur vorerfasst. Anschlie- ßend wird der laufende Monat ausgelesen und ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt, um verbleibende Lücken festzustellen. Die eigentliche Kontrolle und Freigabe sowie das Auffüllen von Lücken muss der Mitarbeiter abschließend erledigen.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten im Blick

Mittels RPA TimeTracking lassen sich Zeiten bereits mit ihrer Entstehung unmittelbar erheben und auf diese Weise Mitarbeiter zeitlich ent- lasten. Dabei stellt das TimeTracking eine von vielen möglichen RPA-Lösungen für Kanzleien dar, um eigenverwaltende Tätigkeiten zu verringern und durch die Standardisierung Qualität und Umsätze zu erhöhen.

Ein wahrer Zeit-Vernichter ist auch die Suche nach Dateien, die an verschiedenen Orten abge- legt sein können – im DMS, Windows Explorer, in Outlook als Mail-Anhang oder im Cloud-Speicher. Im schlimmsten Fall liegen diese sogar in unterschiedlichen Versionen vor. Auch wichtige Mails verstecken sich gerne, am liebsten hinter einem unscheinbaren Betreff wie „AW: AW: AW: WG…“. Erst werden sie in Outlook gesucht und anschließend noch im DMS. Auch diese Zeitfresser kann RPA einfangen, indem das Postfach überwacht und Datei-Anhänge immer einheitlich abgelegt werden.

Ein weiteres Tool hilft schließlich dabei, Dateien und Informationen über ein Web-Formblatt vom Mandanten einzuholen, um sie unmittelbar im nachfolgenden Prozess zu verwenden. Beispiels- weise kann der Mandant eine Aufgabe erhalten, im Rahmen der Saldenbestätigungsaktion Anschreiben hochzuladen und die Mail-Adresse des Empfängers einzutragen. Ziel der Aufgabe ist der Versand der E-Mail durch den Prüfer. Hierzu erstellt ein Bot die E-Mail, holt sich die bereit- gestellten Daten, fügt die Adresse sowie die Datei ein und schickt diese an den Empfänger, ohne dass der Prüfer in den Prozess involviert sein muss.